Integracje systemów IT w przedsiębiorstwie - pierwszy krok w kierunku automatyzacji.
Dzisiejsza rzeczywistość biznesowa opiera się w dużej mierze na różnego rodzaju systemach informatycznych wspierających prowadzoną działalność gospodarczą. Do powszechnie wykorzystywanych systemów IT możemy zaliczyć systemy typu CMS (Content Management System) – służące do zarzadząnia treściami zamieszcznymi w Internecie, CRM (Customer Relationship Mangement) – pozwalające na uporzadkowaną obsługę klienta oraz gromadzenie danych na jego temat, ERP (Enterprise Resource Planing) do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. W działalności mamy jeszcze programy księgowo-magazynowe m.in. Subiekt GT, Comarch Optima, Wapro WFMag, Small Bussines, PC Market. Wymienić też trzeba oprogramowanie do prowadzenia sprzedaży internetowej w postaci sklepu ecommerce lub Baselinkera, programy logistyczne do obsługi przesyłek kurierskich, oprogramowanie płatności on-line tj. Pay-U, czy Przelewy24 i wiele innych.
Już od samego wypisywania tych rozwiązań może zakręcić się w głowie, a co dopiero gdy przyjdzie nam to wszystko osobiście obsługiwać.
Czy jest jakiś sposób na uproszczenie działania naszej firmy w Internecie?
W tym przypadku pomocne mogą okazać się integracje wyżej wymienionych rozwiązań informatycznych w jeden spójny ekosystem IT w przedsiębiorstwie. Integracje to nic innego jak scalenie jak największej ilości gromadzonych w firmie danych (na różnych polach) w możliwie jak najmniejszej ilości miejscach.
Dla przykładu podajmy dane osobowe, adresowe i kontaktowe klientów firmy. Czy musimy je osobno przechowywać w programie magazynowo-księgowym, w systemie zarządzania sklepem internetowym oraz w oprogramowaniu służącym do wysyłania przesyłek kurierskich?
Okazuje się, że nie. Wystarczy te dane wprowadzić tylko raz w jednym z wymienionych wyżej systemów informatycznych, a następnie dzięki połączeniom integracyjnym automatycznie przekazać w miejsca, w których będą w przyszłości wykorzystywane.
Co osiągamy dzięki integracji?
Przede wszystkim oszczędzamy czas i pieniądze. Pracownicy firmy, którzy przed integracją systemów przenosili dane między systemami ręcznie, przepisując je, po integracji nie będą tego robić, gdyż ten proces zostanie wykonany automatycznie. W ten sposób zwolnione zostaną zasoby ludzkie, które można dużo efektywniej wykorzystać w firmie np. na działania wpływające na jej rozwój.
Poprzez eliminację czynnika ludzkiego w procesach transferu danych i jego omylności (często zdarzają się błędy przy przepisywaniu informacji) podniesiona zostanie jakość obsługi klientów i wyeliminowane zostaną straty związane np. z wysyłką przesyłek na niewłaściwy adres.
Połączenie wielu systemów w jeden informatyczny ekosystem wpłynie pozytywnie na możliwości analityczne prowadzonej działalności. Mając komplet danych zebranych w jednym miejscu, można w bardzo prosty sposób wygenerować różnego rodzaju raporty i zaplanować przyszłe działania i kierunki rozwoju firmy. Szybkość analizy danych może także uchronić przedsiębiorstwo przed zagrożeniami płynącymi z rynku, niepokojące dane mogą przyczynić się bowiem do szybkiej reakcji właścicieli przedsiębiorstw i podjęcie działań naprawczych w sytuacjach kryzysowych.
Jakie dane są najczęściej integrowane?
Istnieje wiele grup danych, które nie tylko można, ale wręcz trzeba integrować w przedsiębiorstwie. W celu ich usystematyzowania przyjęliśmy następujący podział:
1. Informacje o kontrahentach
2. Informacje o produktach
3. Informacje o zamówieniach
4. Informacje o dokumentach finansowych
5. Informacje o pracownikach firmy
6. Informacje o dostawcach i dostawach półproduktów
7. Informacje o produkcji
Przed wykonaniem każdej integracji w przedsiębiorstwie niezbędne jest przeprowadzenie mapowania wszystkich procesów w firmie i wykorzystywanych w nich danych oraz miejsc ich powstawania i przechowywania, a następnie sporządzenie dokumentacji integracyjnej, opisującej sposób przechowywania i przekazywania danych między poszczególnymi systemami informatycznymi w firmie. Niezbędne będzie również utworzenie stanowiska w firmie, które będzie odpowiedzialne za bezpieczeństwo przechowywania i przetwarzania danych tzw. Inspektora Ochrony Danych (IOD).
W jaki sposób dane są integrowane?
Istnieje kilka sposobów wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi systemami IT. Do najczęściej stosowanych zaliczamy „konektory API”, czyli najprościej mówiąc specjalnie napisane interfejsy oprogramowania, które umożliwiają komunikację między różnymi aplikacjami. Te interfejsy posiadają dokumentację techniczną informującą, jakie procedury i metody odpowiadają za przekazywanie odpowiednich grup informacji między systemami IT. Większość znanych na rynku i opisanych powyżej systemów posiada napisane API integracyjne. Może okazać się, że trzeba będzie dodatkowo takie API wykupić u producenta oprogramowania.
Inną metodą integracji jest bezpośrednie połączenie co najmniej 2 baz danych i wymiana danych między nimi. Takie rozwiązanie daje większe możliwości pobierania i przekazywania danych jednak jest często związane z ingerencją w bazę danych i konieczność jej dostosowania do potrzeb integracyjnych co nie jest dobrze przyjmowane przez producentów oprogramowania. Taki sposób integracji może spowodować utratę gwarancji udzielonej na zakupiony system IT.
Czy integracja jest procesem trudnym do wykonania, ile może kosztować i ile czasu może potrwać?
Niestety procesy integracyjne nie są zaliczane do prostych ze względu na konieczność zabezpieczenia przekazywanych danych. Często zdarza się, że gotowe rozwiązania nie są wystarczające dla danego przedsiębiorstwa i zachodzi potrzeba ich modyfikacji i modelowania. Im więcej systemów w firmie trzeba zintegrować, tym koszt jest wyższy. Koszt przeprowadzenia integracji systemów informatycznych wahają się od kilku do kilkuset tysięcy złotych. W przypadku integracji danych potrzebnych do realizowania sprzedaży online, czyli danych o klientach, o produktach i zamówieniach nie jest ona bardzo kosztogenna. Najczęściej zamyka się w kwocie kilku tysięcy złotych.
W przypadku integracji danych ważnym aspektem jest sposób dotychczasowego gromadzenia informacji i sposobu ich wprowadzania do poszczególnych systemów IT. Zdarza się, że nie wszystkie pola w dotychczasowym systemie są właściwie uzupełnione, występuje duplikowanie się kontrahentów lub produktów, są pododawane dodatkowe pola w bazie danych, które trudno jest przetworzyć i przekazać dalej.
Integracja jest procesem długofalowym i może potrwać nawet kilka miesięcy. Ten czas w dużej mierze będzie wykorzystany na analizę i dostosowanie dotychczas przechowywanych w systemach danych, do nowych realiów działania firmy w oparciu o zautomatyzowane procesy.
Każda integracja będzie na pewno podstawą do wprowadzenia porządku i usystematyzowania danych i przyczyni się do lepszego działania przedsiębiorstwa, w którym zostanie uruchomiona.